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OPERACIONES DEL ALMACÉN:
Las operaciones de almacén están
conformadas por una serie de procesos, partiendo de la recepción, la cual corresponde al punto de transferencia de propiedad
entre un proveedor y un cliente, donde se reciben los productos terminados
procedentes de las fábricas u almacenes.
Tiene como funciones, recibir e
inspeccionar los artículos, verificar las cantidades con la orden de compra y
el envío, preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los
vendedores, preparar una guía de recepción para distribuirla a varios
departamentos y entregar la mercancía a los almacenes. Además,
los
establecimientos deben disponer de una persona o grupo de personas
específicamente encargadas de la recepción de mercancías, las cuales deben
estar pendientes de que lleven a cabo: Un Control documental que administre el flujo y el almacenamiento de documentos de una organización a
través de diversas funciones y procesos, estos incluyen el mantenimiento de archivos y el uso
de una adecuada distribución y procedimientos de revisión de entradas de
mercancía.
Estar pendientes del registro de las Descarga de la mercancía, ya que se
encarga de la desocupación de mercancía o conjunto de artefactos que
constituyen un pedido, a un almacén a
través de un medio de carga. El Control cuantitativo y cualitativo, estos
controles aplicados en la dinámica de la recepción de la mercancía son
indispensable y la integración
de la mercancía recibida en el stock de la empresa, la cual supone
el esfuerzo coordinado, la planeación conjunta y la convivencia pacífica entre
las partes que conforman el conjunto de elementos que va a ser depositado en un
almacén para luego constituir el inventario de la empresa. Dentro de la
recepción se encuentra un proceso, este se puede definir como un conjunto de acciones encaminadas
a conseguir que las mercancías recibidas coincidan en precio, calidad, cantidad
y presentación con los pedidos realizados, y sus fases son las siguientes:
Preparar
la zona de recepción, comprobar las mercancías, pesado, inspeccionado,
seleccionado y revisión, etiquetado, el control de calidad,
adecuado almacenamiento,
y por último la comunicación al departamento de compras.
Como segundo proceso se encuentra el
almacenamiento, siendo el encargado de guardar y
custodiar existencias que no están en proceso de fabricación, ni de transporte. El almacenaje
permite acercar las mercaderías a los
puntos de consumo, por lo
tanto, es la conservación y custodia de mercancías, teniendo en cuenta las
condiciones necesarias para preservar la cantidad e integridad de la misma. Tiene
como objetivo garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y
medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma
ininterrumpida y rítmica. Las funciones Dependen de la incidencia de múltiples factores
tanto físicos como organizacionales, las más comunes son: La recepción de
materiales, registro de entradas y salidas del almacén, almacenamiento de
materiales, mantenimiento de materiales y de almacén, despacho de materiales y
la coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad. Es indispensable que en el proceso de almacenaje se aproveche el
espacio destinado
de la mejor manera posible. En la mayoría de los casos, por ejemplo: se
encuentran las grandes empresas, ya que
utilizan las estructuras metálicas que resultan la opción más viable, ya que
ofrecen resistencia, durabilidad y rapidez de montaje. Todo almacén
debe tener una gestión, la cual trata de la recepción, almacenamiento y movimiento
dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material,
materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información
de los datos generados, por consiguiente tiene como finalidad optimizar un área
logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el
abastecimiento y la distribución física. Además los almacenes se deben
distribuir debiendo planearse de modo que el espacio y el acomodo se aprovechen
al máximo, por ejemplo los cubos de almacenamiento, la eficiencia del flujo de
materiales de una actividad a otra y la comunicación eficaz entre las diversas
actividades. A continuación se comentan los principales elementos de la
distribución: Ubicación de los elementos en el almacén, los pasillos, ubicación
y acomodo del equipo para almacenamiento, los andenes y las características del
edificio. Los almacenes se presentan diversas clasificaciones, a continuación
se presentan las más comunes actualmente: almacén de materia prima, almacén de
productos semi-elaborados, almacén de piezas separadas, almacén de piezas de
recambio, almacén de productos terminados, almacén de herramienta y utillaje, almacén
de aprovisionamiento general, almacenes de distribución, almacenes de depósitos,
almacenes controlados, almacenes en tránsito o de acumulación, almacenes de
clasificación, almacenes francos o libres, almacenes en préstamo, almacenes de
cintas transportadoras. Sin olvidar mencionar que el almacenamiento de
productos perecederos regido por la Norma COVENIN 2952, es fundamental tenerlo
en cuenta para conseguir un buen almacenaje, ya que el correcto almacenamiento se garantiza la calidad
de los productos, su tiempo de vida es mayor y por consiguiente se logra un
mejor control del costo de alimentos y bebidas. Dentro de ellos se encuentran: El almacenamiento
seco, refrigerado y congelado.
Por último proceso, para
completar el ciclo de las operaciones de almacén se encuentra el
reabastecimiento, el cual es una operación que
consiste en contar nuevamente con un stock completo para evitar las situaciones
de faltas de existencias. Este comienza con una nueva orden enviada al
proveedor o al fabricante. El reabastecimiento hoy día es utilizado por
medio de un sistema inteligente de reposición del inventario que predice con
precisión las necesidades de inventario y dinámicamente lo ajusta para
adaptarse a los patrones de fluctuación de la demanda a través de su red de
distribución. El Reabastecimiento para el inventario proporciona visibilidad
sobre el inventario total de la red, para que se sepa qué pedir, cuánto ordenar
y cuándo solicitar para cada ubicación y evitar situaciones de quedarse sin
existencias. Con este sistema se obtiene una ventaja competitiva mediante el
aumento de la rotación del inventario, la optimización de los niveles de
servicio y la reducción del inventario con funciones sofisticadas de reabastecimiento
del inventario como lo son: Optimización avanzada de las existencias de seguridad,
reabastecimiento automático, definición de capas del inventario, capacidad de
ordenes restringidas, inversión en compras, mejora en la asignación del inventario,
gestión de productos de baja rotación y reportes avanzados. No obstante el
reabastecimiento trae consigo múltiples beneficios, como lo son: Optimizar
las políticas del inventario, utilizar escenarios para analizar las inversiones
en inventario de stock de seguridad, crea ambientes de simulación para ver cómo las
estrategias de las políticas de las órdenes impactan en el negocio, maximiza la
rentabilidad de los artículos de baja rotación, redistribuye los productos
cuando hay desequilibrios en el inventario, aumentar la rentabilidad de las
compras, optimiza el stock de seguridad, disminuye las situaciones innecesarias
de quedarse sin existencias, ayuda a mejorar la
colaboración con los proveedores externos y las operaciones internas del
almacén y libera recursos del área de compras para enfocarse en el análisis de
proveedores y las negociaciones. ANYELA RIERA.
OPERACIONES DEL ALMACÉN:
Las operaciones del almacén, están constituidas por tres etapas muy
importantes como lo son la recepción, el almacenamiento y el reabastecimiento,
éstas se encuentran estrechamente ligadas y constituyen un ciclo; por lo tanto,
si una de ellas dejará de llevarse a cabo o se realiza de manera equivocada el
almacén no funcionará correctamente, lo
cual le genera graves problemas a la entidad.
Una gestión óptima en las operaciones del almacén, permiten el aumento
de la productividad, la adecuada utilización y aprovechamiento del espacio; así
como también permite que se lleve a cabo con mayor facilidad la inspección y el control de calidad de la
mercancía.
La recepción, es la etapa inicial de las operaciones
del almacén, éste es un proceso mediante el cual se reciben los productos terminados procedentes de fábricas u otros almacenes, en donde el responsable de
ingreso de mercancía al almacén verifica que la documentación este conforme con los pedidos realizados, es decir, que
coincidan en cuanto a precio, calidad, cantidad y presentación, para autorizar el ingreso
de los productos a la entidad receptora; al mismo tiempo en que el jefe del
almacén verifica la disponibilidad del espacio para almacenar los productos y
designar la zona donde se deposita la mercancía, de acuerdo a las áreas
demarcadas para cada línea de producto.
El almacenamiento de
la mercancía, constituye la segunda etapa de las operaciones del almacén y consiste
en guardar y custodiar existencias que no están en proceso de fabricación, ni de transporte. El proceso de almacenamiento abarca la recepción de los materiales, el
registro de entradas y salidas de los productos del almacén, el mantenimiento de materiales y por
último abarca el despacho de la mercancía.
Es importante destacar que la distribución
del almacén deberá planearse de modo que el espacio se aproveche al máximo, ya
que esto disminuye los costos de la empresa y además, el almacén debe estar
adecuado al tipo de actividad económica que la empresa realiza.
Los productos perecederos en razón de su composición y características pueden experimentar
alteración de diversa naturaleza en un tiempo determinado, ellos requieren de mayor atención y cuidado; por lo
tanto, el almacenamiento de éstos productos exige condiciones especiales, como
lo son el almacenamiento refrigerado e incluso congelado y esto es de gran
importancia porque el correcto
almacenamiento, es el responsable de garantizar la calidad de los productos y el
tiempo de duración podrá ser mayor, en Venezuela, la norma COVENIN 2952 que se
denomina norma general para el rotulado de los alimentos, establece el concepto
de productos perecederos y además contiene las indicaciones del rotulado de
éste tipo de alimentos y bebidas, las cuales deben cumplir las empresas
dedicadas a la fabricación y comercialización de los productos perecederos.
Por último, el
reabastecimiento es una operación del almacén que consiste en tener
nuevamente el nivel de inventario completo,
la etapa de reabastecimiento generalmente comienza con una nueva orden de
compra con la cantidad económica óptima del pedido, la cual es enviada al
proveedor o al fabricante, para luego iniciar nuevamente la recepción de la
mercancía.
Las operaciones
de almacén, garantizan el suministro continuo y oportuno de los materiales y
medios de producción requeridos, para asegurar que la actividad económica de la
empresa se desenvuelva de forma
ininterrumpida, rítmica, eficaz y eficiente. ANDREINA ROSALES.
